FLÅDESTYRING TEKST: LOUISE SKØTT GADEBERG res underskrift på, at de har læst og modtaget rettidig information om, hvad formålet med dataindsamlingen er, hvordan du opbevarer GPS-informationerne, hvor længe de opbevares, forklarer Kim Koch. Han tilføjer, at benytter man TEKNIQ Arbejdsgivernes skabelon til at foretage den første varsling, kan man efterfølgende tilføje skabelonen til personalehåndbogen, som ansættelseskontrakterne derefter kan henvise til. Har man ikke en personalehåndbog i virksomheden, kan man i stedet vedlægge skabelonen med oplysningerne til ansættelseskontrakten, som medarbejderen skriver under på. Tiden er ikke din egen Ikke alle svende og montører synes, det er verdens fedeste ide, at du som mester vil have nøjagtig og live styr på, hvor de er. Her ligger for dig som leder/ejer en stor kommunikationsopgave, som du er nødt til at tage alvorligt. For hvis dine medarbejdere føler sig overvågede og kontrolleret, så fordrer det ikke nødvendigvis verdens bedste samarbejde. – Derfor skal du forklare dine svende og montører, hvordan GPS-data kan være med til at sikre dem som ansatte. Når en kunde henvender sig til dig som mester og klager over et forkert anført tidsforbrug på fakturaen, så er du nødt til at henvende dig til din svend eller montør og spørge kritisk ind til, om de nu også har registreret rigtigt. Den mistillid mester og medarbejder imellem kan undgås ved, at GPS-data præcis viser, at bilen rent faktisk holdt hos Fru Kofoed fra klokken dét til klokken dét. Og derfor bliver det lettere for dig som mester at forsvare dine medarbejdere over for kunderne, skulle det blive nødvendigt, forklarer Kim Koch og tilføjer, at GPS-systemer og de medfølgende programmer i dag er så udviklede, at de kan give besked til din telefon, hvis en af dine firmabiler bliver startet uden for arbejdstid. – Du kan oplyse dine medarbejdere om, at der ikke er nogen grund til at være mistænksomme eller bekymrede, for overholder de reglerne for kørsel i gulpladebiler og arbejder i arbejdstiden, så er der ingen ko på isen. Og da firmabilen jo ikke er beregnet til at køre i IKEA i om lørdagen eller til at transportere sig i, når man skal køre børnene til fodbold om aftenen, bør GPSregistrering være i alles interesse – naturligvis med et rimeligt og klart kommunikeret formål samt en sikker opbevaring, understreger Kim Koch. Juridiske fakta om GPS i servicebiler: Fakta Sådan er du på den sikre side GPS-systemer indsamler data om bilens position og dermed om, hvor medarbejderne befinder sig på et givent tidspunkt. Det gør GPS-data til personlige oplysninger, som derfor underlægger sig lovgivningen for både indsamling, opbevaring og sletning af oplysninger af denne karakter, jævnfør nyere GDPRregler. D et er en myte, at medarbejderne skal give samtykke til, at der monteres GPS i servicebilerne. Det skal de ikke. Det er arbejdsgiveren, der suverænt bestemmer, om der skal monteres GPS i bilerne eller ej. Det er naturligvis god stil (og ikke mindst juridisk påkrævet), at fortælle medarbejderne om formålet med registreringen samt at prøve at undgå konflikt, for eksempel ved at opridse de mange fordele. Især er det vigtigt at overholde kravet om seks ugers varsling til medarbejderne, før GPS’erne monteres. Dette skal ske på skrift og kunne dokumenteres, for eksempel med medarbejdernes underskrifter. V irksomheden, der vil indføre GPS-registrering, skal desuden have det, der på jura-sprog hedder et ’legitimt formål’. Det betyder, at der skal være en ’forretningsmæssig’ god grund til registreringen. Det kan for eksempel være at kunne bevise tidsforbrug over for kunden, at kontrollere medarbejdernes effektive arbejdstid samt at spare brændstof. V ær ærlig om dit formål med indsamling af data – for du kan kun bruge data som bevis i en sag om eksempelvis timeforbrug, hvis du har oplyst, at et formål med indsamling er kontrol af timeforbrug. T il at beskrive det/disse formål kan virksomheden udfylde en standardblanket, som du finder på: www.tekniq.dk/blanketter/oversigt/personaleforhold/gps Blanketten giver forslag til forskellige potentielle formål, og her er det vigtigt at være ærlig. Opbevar blanketten fysisk i virksomheden til eventuel henvendelse fra myndighederne. Læg også blanketten ved medarbejdernes ansættelseskontrakt som bilag. Skriv desuden alle disse informationer om dataindsamling og -opbevaring ind i den personalehåndbog, medarbejdere får udleveret ved ansættelse. 28 | DANSK VVS | #9 | 2019
Download PDF fil
Indholdsfortegnelse
Arkiv